La Gestione del Fascicolo

In questo articolo vedremo la gestione del fascicolo, la gestione documentale e il gestionale protocollo per RSA, residenze socio assistenziali per anziani e persone con disabilità.

La fascicolazione nella gestione documentale: cos’è?

Chi si approccia per la prima volta alla gestione documentale o ai sistemi di archiviazione, siano essi analogici o digitali, si chiederà cosa sia e in cosa consiste la fascicolazione.
L’attività di fascicolazione dei documenti è fondamentale per la creazione di una logica d’archivio e per permettere un rapido accesso alle informazioni. Attraverso questa operazione, ciascun documento sarà legato all’altro attraverso un vincolo archivistico che definisce una coerenza e un’appartenenza a una stessa pratica.
L’organizzazione funzionale dei documenti, risultato della fascicolazione, darà vita all’unità archivistica fondamentale, il fascicolo.

Il piano di classificazione o titolario

L’efficienza della fascicolazione è determinata dal piano di classificazione o titolario, nel quale sono individuate le funzioni e le competenze del soggetto produttore. Lo strumento permette di mantenere nel tempo un alto grado di coerenza nella valutazione dei documenti sottoposti a fascicolazione.
La fascicolazione è un’operazione delicata che permette di massimizzare l’utilità dell’archivio, soprattutto nei casi in cui si è in presenza di un grande volume di materiale sottoposto a gestione documentale.

La fascicolazione nel protocollo informatico

La fascicolazione è un altro elemento chiave nella gestione del protocollo informatico, perché grazie ad essa i documenti assumono una posizione logica nell’ambito del sistema archivistico. Attraverso l’unità di fascicolazione (il fascicolo), il documento entra a far parte di un contesto che lo lega agli altri documenti in un vincolo indissolubile.
I documenti sottoposti a protocollazione, tramite la fascicolazione vengono organizzati in senso funzionale e contestuale al fine di rendere più semplice il reperimento dei documenti da parte dell’amministrazione.

Il modulo Lapisweb Gestione Fascicolo

Il software Lapis Web e in particolare il modulo Gestione Fascicolo è stato sviluppato per la gestione del protocollo e per la gestione di delibere in strutture socio sanitario come RSA, strutture residenziali per persone con disabilità e per anziani, case di riposo.

Lo strumento inoltre consente oltre alla generazione, modifica, chiusura di un fascicolo anche di:

• Consultare protocolli, atti ed allegati presenti in quel fascicolo
• Decidere quali protocolli inviare in conservazione appartenenti a quel fascicolo
• Decidere la data di invio in conservazione del contenuto del fascicolo
• Per l’ufficio che ha aperto il fascicolo visionare tutti i protocolli del fascicolo anche se non sono destinati a lui, considerato che il responsabile del fascicolo è colui che lo apre
• Spostare massivamente una serie di protocolli e/o atti amministrativi da un fascicolo ad un altro in quanto associati erroneamente
• Verificare tutti i protocolli ed atti che devono ancora essere classificati e/o fascicolati consentendo una classificazione e fascicolazione massiva senza dover entrare in ogni protocollo e/o atto per classificarlo e fascicolarlo
• Consentire la visione dei documenti del mio fascicolo ad un altro ufficio
• Allegare documenti ad un fascicolo anche se non sono soggetti a protocollazione
• Dal protocollo e/o dalle delibere poter consultare i documenti appartenenti al fascicolo
• Un ufficio diverso da quello che ha generato un fascicolo può consultare solo i protocolli appartenenti a quel fascicolo di cui è mittente o destinatario per cui, anche la gestione del fascicolo, le regole di visibilità del protocollo rimangono inalterate
• Stampare il repertorio dei fascicoli aperti in un anno
• Stampare l’elenco dei protocolli ed atti appartenenti ad un fascicolo

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