CONSERVAZIONE DIGITALE FATTURE ELETTRONICHE

La conservazione digitale è l’ultimo step di un processo di fatturazione elettronica introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, che garantisce la validità dei documenti ai fini fiscali. Secondo le nuove disposizioni, entrate a regime dal 2019, il processo di fatturazione e conservazione deve essere gestito interamente in modalità elettronica, seguendo un iter completamente dematerializzato. Di seguito vedremo il processo completo, oneri e vantaggi della procedura.

IL NUOVO PROCESSO

Dal gennaio 2019 tutte le fatture elettroniche dovranno essere emesse in formato XML (eXtensible Markup Language), successivamente inviate attraverso un canale riconosciuto dal Sistema di Interscambio (SDI) e conservate digitalmente. Abbiamo già parlato dei canali di acquisizione, LEGGI L’ARTICOLO.

I nuovi obblighi riguardano la fatturazione tra privati, escludendo i possessori di Partita IVA con regime dei minimi o forfettario. Sono esclusi anche tutti i soggetti tenuti alla trasmissione annuale dei dati al Sistema Tessera Sanitaria. I vincoli riguardano l’emissione, la trasmissione e la ricezione ma anche l’archiviazione e la conservazione a norma.

CHE COS’È LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA SOSTITUTIVA?

La conservazione sostitutiva fatture elettroniche 2019 e documenti digitali è il sistema attraverso il quale professionisti, aziende e autonomi possono creare, emettere, gestire, archiviare e conservare fatture elettroniche, libri contabili e documenti informatici in generale.

Si tratta di un insieme di procedure volte a custodire nel tempo i documenti informatici, garantendone l’autenticità, mantenendoli integri, leggibili e facilmente reperibili. Il processo conferisce pieno valore legale ai documenti e a tal fine è disciplinato in tutte le sue fasi da specifiche norme che ne fissano caratteristiche e metodologie.

La conservazione digitale è l’ultima fase dell’iter relativo alla fatturazione elettronica.
Le imprese e i professionisti che emettono fatture elettroniche sono tenuti a conservare le stesse per un periodo di tempo prestabilito, pari a 10 anni.

VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE

La conservazione digitale comprende l’archiviazione dei documenti (fatture e notifiche) su supporti elettronici adeguati e garantisce la possibilità di mantenerli nel tempo e di fruirne per finalità legali.

I nuovi obblighi comportano una grande opportunità: ottenere una migliore gestione contabile e amministrativa, potenziando l’efficienza interna.

I vantaggi che derivano dalla conservazione digitale sono evidenti:

• risparmio dei costi relativi alla stampa e alla cancelleria, grazie all’assenza di documenti cartacei da archiviare;
• riduzione del margine di errore grazie all’automatizzazione delle procedure informatiche finalizzate alla conservazione;
• abbattimento dei tempi di ricerca e consultazione dei documenti;

possibilità di esibire facilmente le fatture in caso di controlli fiscali anche a distanza di tempo.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE A COSA SERVE?

La conservazione sostitutiva permette di sostituire la carta con un supporto digitale, per cui la fattura cartacea diventa fattura elettronica che invece di avere firma e timbro, viene sottoscritta con la firma digitale e che invece di applicare la marca da bollo adesiva l’assolve mediante il bollo virtuale, oltre ad avere una marca temporale (timestamp), che certifica l’orario e data in cui il responsabile ha creato il file elettronico esattamente come attesta la “data certa” del timbro postale.

Il documento generato sarà non deteriorabile nel tempo, l’archiviazione sostitutiva garantisce la sua integrità e autenticità.
Oltre che essere usata per le nuove fatture, l’archiviazione sostitutiva può essere utilizzata per trasferire e processare digitalmente anche tutte le fatture cartacee precedentemente emesse, in modo da limitare lo spazio, ridurre i tempi di archiviazione e ridurre i costi per la loro conservazione tradizionale.

CHE COS’È L’ARCHIVIAZIONE OTTICA DOCUMENTALE?

L’archiviazione ottica documentale è uno strumento che consente di registrare velocemente documenti, fatture e libri contabili di professionisti, PA, aziende, contribuenti privati ecc. in un piccolo spazio rispetto ai vecchi e tradizionali archivi di legno.

Tali archivi digitali consentono quindi di trasferire un documento cartaceo in uno su supporto digitale mantenendo inalterata la sua autenticità, integrità e valenza legale e giuridica, grazie all’apposizione della firma digitale.

Pertanto quando si parla di archiviazione ottica documentale ci si riferisce all’archiviazione di un documento informatico come per esempio una fattura elettronica, la quale deve essere conservata secondo i termini di legge. Secondo l’Art. 42 del Codice dell’amministrazione digitale, l’archiviazione ottica sostitutiva consente di ridurre la quantità di archivi cartacei attraverso la conservazione in formato elettronico di qualsiasi tipo di documento e garantendone la validità legale nel tempo.

ARCHIVIAZIONE FATTURE ELETTRONICHE PA: COME FUNZIONA

Il professionista, impresa o società che emette una fattura verso la Pubblica Amministrazione è obbligato dal 6 giugno 2014 per INPS, INAIL e Ministeri e poi dal 31 marzo 2015 anche per gli enti locali, non solo ad emettere la fattura elettronica secondo quanto stabilito dalla legge ma anche alla sua conservazione sostitutiva che implica anche l’archiviazione dei documenti digitali.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA SULLA FATTURA ELETTRONICA PA

Le fatture per poter essere trasmesse alla PA devono essere formate e poi elaborate attraverso il SDI, Sistema di Interscambio. Il professionista, azienda o società che vuole avvalersi della conservazione sostitutiva fattura elettronica o di qualsiasi altro documento contabile digitale, deve innanzitutto procedere all’archiviazione dei file entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi (Risoluzione n.9/E del 29/01/2018 dell”AdE), per cui entro 3 mesi successivi alla scadenza della presentazione del modello Redditi.

Per cui visto che la scadenza per l’invio telematico della dichiarazione è entro il 31 ottobre, l’archiviazione ottica deve avvenire entro il 31 gennaio dell’anno successivo. Per comunicare all’Agenzia delle Entrate la volontà del contribuente di avvalersi della conservazione sostitutiva, è sufficiente la sua indicazione nella dichiarazione dei redditi relativa all’anno in cui si è adottata la suddetta conservazione.

Puoi approfondire ulteriormente l’argomento sul sito dell’Agenzia delle Entrate cliccando qui.