Monitorare i costi del personale

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Quando si parla di controllo di gestione e costi del personale, è fondamentale il focus sugli indicatori delle risorse umane, in particolar modo in ambito socio-sanitario.

Partendo da un oggettivo riscontro numerico, è importante ricordare che in questo settore i costi del personale incidono mediamente per il 75% dei costi complessivi di gestione. È evidente come sia fondamentale tenere sotto controllo tale spesa utilizzando strumenti affidabili e tempestivi.

“Nel settore socio-sanitario i costi del personale
incidono mediamente per il 75% dei costi di gestione”

MISURARE L’EFFICIENZA

Monitorare i costi del personale significa principalmente analizzare i fenomeni che influenzano l’efficienza nella gestione delle risorse.

Ma cosa significa efficienza? Per le aziende di servizi alla persona, la formula più semplice in grado di esprimere l’efficienza nella gestione del personale è data dal totale delle ore lavorate in rapporto alle ore contrattualmente lavorabili. Tanto più grande è il valore, maggiore sarà la produttività:

Efficienza

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MISURARE L’ASSENTEISMO

Il principale fenomeno antagonista dell’efficienza è l’assenteismo. Analizzare tale fenomeno significa isolarne le possibili cause, in modo da intraprendere le necessarie azioni correttive in grado di contrastarne gli effetti.

Malattie e infortuni

Il primo passo è individuare le principali voci di assenza che incidono sul tasso di assenteismo e le figure professionali più coinvolte. Nel 90% delle realtà lavorative, le voci principali riguardano malattie ed infortuni e, come detto, è molto importante osservare i dati e cercare eventuali relazioni tra i diversi eventi.

“Nel 90% delle aziende, le assenze sono causate da malattie ed infortuni”

Ad esempio, una volta rilevato un tasso di infortunio elevato o comunque in crescita è opportuno analizzare l’andamento di fenomeni correlati come l’incidenza del lavoro straordinario, il numero dei turni notturni assegnati mensilmente rispetto ai turni diurni o lo smaltimento delle ferie.

Analisi dei fenomeni correlati al tasso di infortunio

  • Incidenza del lavoro straordinario
  • Percentuale turni notturni/diurni nel mese
  • Analisi smaltimento ferie

Nell’analisi dei fenomeni sopra citati risultano molto significativi gli indicatori relativi all’indice di frequenza (numero di eventi in rapporto all’organico medio) e all’indice di gravità (numero di giorni di assenza in rapporto all’organico medio).

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Questi indici forniscono una chiave interpretativa riguardo la natura del fenomeno stesso.
In caso di aumento dell’assenteismo a fronte di un aumento dei giorni di malattia, verosimilmente siamo di fronte a malattie “reali”.

Viceversa, l’aumento del numero di eventi con un numero di giorni esiguo può essere sintomo di “false” malattie, soprattutto se concomitanti con giornate festive o vicine a giorni di riposo.

IL TURNOVER

Altri indicatori importanti per la gestione del personale sono quelli legati al turnover.

“Un turnover elevato determina maggiori costi diretti e indiretti”

Le cause dei costi diretti sono identificabili nell’aumento delle ore di formazione cogente, di affiancamento e delle visite mediche obbligatorie. Indirettamente invece si segnalano le attività di selezione, reclutamento e svolgimento degli adempimenti burocratici legati ad una nuova assunzione.
Un ulteriore effetto negativo del turnover è avvertibile nella diminuzione della continuità assistenziale nei confronti dei pazienti.

Costo del turnover

  • Aumento ore di formazione e affiancamento
  • Aumento visite mediche
  • Costi da selezione, reclutamento e adempimenti
  • Diminuzione della continuità assistenziale

Sul turnover hanno ovviamente un grande effetto le variazioni dell’attività dell’azienda: aumenti o cali che obblighino a variare la propria forza lavoro si manifestano immediatamente in un aumento del tasso in oggetto.

“Aumenti o cali di lavoro determinano un maggior turnover”

Se invece lo scenario è diverso e non si registrano significative variazioni delle attività da erogare, per cercare le origini di un turnover elevato è utile partire dall’analisi delle causali di cessazione dei rapporti di lavoro e dell’incidenza dei tempi determinati, con relativa motivazione.

UNO STRUMENTO DIGITALE PER MONITORARE I COSTI DEL PERSONALE

Come abbiamo detto all’inizio di questo articolo i costi del personale in una struttura socio-sanitaria incidono per il 75% sui costi complessivi. Per tenere sotto controllo gli indicatori per la gestione delle risorse umane Softwareuno mette a disposizione Obiettivo Conoscere, lo strumento di business intelligence che aiuta a misurare performance e indicatori e a semplificare e ottimizzare i processi di gestione.

Gli indicatori proposti nel modulo “Indicatori del personale”, ricalcano i principali fenomeni che hanno un effetto diretto o indiretto sull’efficienza nella gestione delle risorse.

Indicatori del personale:

  • L’analisi della forza lavoro è utile per conoscere la composizione del proprio organico e la sua evoluzione nel tempo, verificando il numero di addetti per caratteristiche anagrafiche, mansione, qualifica, tipologia di rapporto, ecc.
  • L’analisi del turnover raccoglie diversi indicatori legati a questo argomento e permette di valutare nel dettaglio quanto peso abbia questo fenomeno nell’organizzazione del lavoro in azienda.
  • L’analisi dell’assenteismo permette di ottenere le informazioni necessarie ad individuare eventuali situazioni anomale e a cercare le opportune soluzioni. È possibile conoscere il peso totale dell’assenteismo e la valutazione di frequenza, gravità e durata per le varie dimensioni elaborabili.

Altri indicatori legati alla pianificazione del lavoro:

  • Tasso di incidenza dello straordinario
  • Controllo sul superamento della 4° notte (utile per chi applica il CCNL cooperative sociali)
  • Indicatore dei minutaggi assistenziali: attraverso l’analisi costante di questo indicatore è possibile garantire il rispetto delle normative regionali e conoscere nel dettaglio la composizione qualitativa del proprio servizio in termini di figure professionali impiegate.

Proprio l’indicatore dei minutaggi assistenziali rappresenta un ottimo esempio di informazione derivata da origini diverse (presenze operatori e presenze ospiti) che risulta difficile da valutare con altri strumenti, soprattutto senza effettuare estrazioni ed elaborazioni manuali.

La natura di Obiettivo Conoscere, che nasce per proporre analisi specifiche per il socio sanitario, permette invece di usufruire di un bagaglio di conoscenze in grado di fornire una soluzione completa e pronta all’uso.

Le informazioni vengono completate dagli indicatori del costo del personale, attraverso i quali è possibile valutare costi orari e annuali per le diverse tipologie contrattuali.

 

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Informazioni sull'autore

Interessato all’informatica fin da bambino, il mio percorso professionale si è sviluppato a partire dal ruolo di analista programmatore fino alla fondazione di un’azienda di sviluppo e consulenza in ambito di sistemi aziendali di analisi e controllo per obiettivi (Business Intelligence). Lavoro da sempre nel contesto socio-sanitario e mi pongo ogni giorno la sfida di trovare soluzioni innovative che aiutino gli operatori del settore.
Gabriele Graziana

About Gabriele Graziana

Interessato all’informatica fin da bambino, il mio percorso professionale si è sviluppato a partire dal ruolo di analista programmatore fino alla fondazione di un’azienda di sviluppo e consulenza in ambito di sistemi aziendali di analisi e controllo per obiettivi (Business Intelligence). Lavoro da sempre nel contesto socio-sanitario e mi pongo ogni giorno la sfida di trovare soluzioni innovative che aiutino gli operatori del settore.