È solo agli inizi degli anni Duemila che si è cominciato a parlare in maniera strutturata di rischio clinico e della sua gestione nel processo di assistenza e cura di un paziente.
Oggi, la disciplina che analizza le cause e i fattori di rischio per la loro riduzione ha preso il nome di Root Cause Analysis (RCA) altrimenti detta Analisi Delle Cause Profonde (qui trovi un glossario delle definizioni utilizzate).
Il rischio clinico
Il primo passo per gestire il rischio clinico è identificare i fattori di rischio di un sistema. I fattori di rischio possono essere di vario tipo: organizzativi, gestionali, ambientali, legati al gruppo di lavoro o al singolo operatore o ancora alle caratteristiche specifiche dell’assistito.
Gli strumenti per l’identificazione del rischio clinico sono riassumibili come segue:
- Sistemi di segnalazione (reporting)
- Riunioni per la sicurezza (briefing sulla sicurezza)
- Debriefing
- Focus group
- Revisione di cartelle cliniche
- Screening
- Osservazione
- Safety walkaround (Giri per la sicurezza)
Strumenti digitali per l’identificazione del rischio
Lo strumento digitale per la gestione della cartella clinica presenta numerosi vantaggi nella gestione del rischio clinico. Per quanto riguarda la fase di segnalazione ad esempio, un sistema digitale potrà rendere note in tempo reale le segnalazioni di rischio, registrando e documentando le segnalazioni avvenute (reporting).
Inoltre attraverso cruscotti e indicatori, un software può evidenziare dati ed eventi per aiutare un gruppo di lavoro ad analizzare gli errori avvenuti. Si tratta quindi di uno strumento fondamentale a supporto dei briefing sulla sicurezza e dei focus group coinvolti (gruppi di studio). Tra gli errori che si possono registrare ed analizzare: errori nella somministrazione della terapia, insorgenza di lesioni durante l’applicazione di un catetere vescicale o venoso, ecc.
Strumenti digitali per la gestione della Cartella Elettronica
L’analisi dell’errore
Una volta identificati i fattori di rischio, segue l’analisi dell’errore secondo due diversi approcci:
- Approccio proattivo: è una revisione dei processi e delle procedure, nella quale si identificano per ogni fase i relativi punti critici. È un approccio di tipo preventivo, utilizzato anche nella redazione di nuove procedure e nello sviluppo di nuovi processi e tecnologie.
- Approccio reattivo: si analizza un evento avverso e si ricostruisce a ritroso la sequenza di avvenimenti. L’obiettivo è di identificare i fattori che hanno causato o che hanno contribuito all’errore.
Tra i due approcci quello proattivo è quello preferibile.
Le 5 regole della Root Cause Analysis
Lo strumento RCA Root Cause Analysis (Analisi Delle Cause Profonde) per la gestione del rischio si basa su cinque regole fondamentali:
- devono essere chiare le relazioni di causa ed effetto
- non devono essere usati, nelle descrizioni, attributi negativi che non spiegano adeguatamente i fenomeni (es. inadeguato, povero)
- ogni errore umano deve essere associato alla relativa causa
- ogni deviazione dalle procedure deve essere associata alla relativa causa
- devono essere considerate nell’analisi solo le azioni formalmente previste
Il rispetto di queste regole può essere semplificato attraverso l’introduzione di un sistema informatico per la gestione della cartella clinica:
- Registrazione di attività ed errori: il software permette di legare un dato errore alla specifica azione o comportamento di un operatore attraverso la sua registrazione mettendo in evidenza relazioni di causa ed effetto.
- L’impiego di workflow: definire percorsi guidati che accompagnino l’utente nel software nel rispetto dei protocolli e delle procedure permette di ridurre deviazioni dalla procedura. Un software può ad esempio impedire di dimenticare dei passaggi, mostrare allergie ai farmaci ed impedendone la prescrizione e la somministrazione, verificando le interazioni tra i farmaci, facilitando l’identificazione dei corretti parametri di una lesione cutanea al fine di predisporre un protocollo di cura adeguato, ecc). Inoltre le eventuali deviazioni vengono registrate ed identificate.
- Utilizzo di descrizioni ad hoc: per evitare l’inserimento di descrizioni incomplete o errate un software può predisporre delle apposite schede con campi guidati o pre-compilati, facilitando il processo di inserimento delle informazioni.
Conclusioni
L’utilizzo di un software per la cartella clinica elettronica rappresenta uno strumento fondamentale per la gestione del rischio clinico, in conformità con quanto previsto dal metodo della Root Cause Analysis.
Attraverso reportistica e segnalazioni, gli strumenti digitali rappresentano un supporto fondamentale al gruppo di lavoro per il tracciamento delle attività, la segnalazione del rischio e il tracciamento delle relazioni di causa-effetto tra i comportamenti e gli errori verificati. Inoltre, l’utilizzo di workflow e campi precompilati agevola gli operatori nel rispetto delle procedure riducendo il rischio di deviazioni e descrizioni non conformi.
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