Gestire ferie e permessi

di Gabriele Graziana
Aggiornato al 9 Marzo 2020
team che decide ferie e permessi

La gestione del personale nelle strutture socio sanitarie ricopre un ruolo primario, basti pensare che il costo del lavoro per le imprese che erogano servizi alla persona si attesta tra il 70% e l’80% del totale dei costi.
Le risorse umane rappresentano il vero e proprio “motore” di queste organizzazioni e come tale devono godere di una speciale attenzione.

Lo scopo di questo articolo non è quello di fornire una guida in tema di diritto del lavoro, quindi lasceremo da parte l’approfondimento delle normative vigenti in termini di ferie e permessi dei dipendenti sia generali che relative ai diversi contratti nazionali.

Ferie e permessi

Tra i parametri più importanti da tenere sotto controllo nella gestione del personale ci sono quelli relativi a ferie e permessi. Ferie e permessi rappresentano un diritto irrinunciabile dei lavoratori e hanno lo scopo di soddisfarne le esigenze psicofisiche fondamentali e permettergli l’esercizio di attività extra-professionali come quelle familiari, ricreative, culturali, sportive, ecc. È piuttosto evidente l’importanza di usufruire di momenti di pausa dal lavoro e di assicurarsi che questi momenti siano sufficientemente lunghi da garantire una corretta ricarica delle energie spese durante il periodo di attività. Proprio per questo, le indicazioni in tal senso impongono che almeno una volta all’anno il lavoratore usufruisca di un periodo di ferie di due settimane consecutive.

Pianificazione ferie

La definizione del periodo delle ferie spetta al datore di lavoro, anche se è specificatamente indicato che questo debba tenere conto degli interessi dei lavoratori salvo comprovate esigenze organizzate aziendali. Trattandosi nella stragrande maggioranza di attività non stagionali, per le imprese che lavorano nel mondo socio-sanitario non esiste un periodo di chiusura in cui concentrare le ferie dei dipendenti. Questa condizione si traduce nella complicazione della pianificazione delle assenze programmate per chi gestisce le risorse umane, imponendo di fatto una distribuzione delle stesse su un periodo più lungo e incontrando in alcuni casi la resistenza di lavoratori che, per cause familiari o preferenze personali, spesso chiedono in maggioranza di assentarsi nel periodo estivo.
In condizioni particolari può accadere che per trovare l’equilibrio tra la soddisfazione delle richieste dei dipendenti e la garanzia della copertura dei servizi, le aziende debbano ricorrere all’assunzione di lavoratori in sostituzione degli assenti, con conseguente aumento dei costi.
In altri casi invece l’azienda si appoggia alla disponibilità data da alcuni lavoratori che, per motivazioni diverse, si fanno carico di sostituire gli assenti, rinunciando così ad usufruire delle proprie ferie. Questo comportamento, anche se utile per chi ha il compito di assicurare la copertura dei turni di servizio, presenta dei lati negativi. Al di là degli aspetti normativi, la non osservanza dei principi legati alla concessione delle ferie ai lavoratori può causare problemi legati sia al benessere della persona che ai conti dell’azienda.

Ferie non godute

L’accumulo di ferie non godute rappresenta uno degli eventi sentinella presenti negli studi legati allo stress da lavoro correlato, uno dei rischi principali di un ambiente lavorativo in cui non siano garantite le adeguate tutele ai lavoratori. Una persona che raggiunge il burnout (condizione rappresentata dalla impossibilità di scaricare lo stress accumulato) riduce sensibilmente la qualità del proprio lavoro e può arrivare a rappresentare un problema anche serio per l’intera azienda.
Dal punto di vista economico ferie e permessi rappresentano a tutti gli effetti una delle componenti del costo del lavoro, anche se a volte il loro peso viene sottovalutato. L’accumulo di ferie non godute rappresenta un problema per gli equilibri economici perché riguarda un costo che pesa sui bilanci in modo incrementale con l’andare del tempo e che l’azienda si trascina finché non riesce ad attuare strategie per ridurlo.
Il concetto è lo stesso della maturazione degli interessi di un capitale, poiché anche per le ferie non godute possono avere negli anni un aumento di valore. Un’ora accantonata ha un valore che nel tempo può aumentare in seguito ad aumenti contrattuali, scatti di anzianità, aumenti di retribuzione, quindi nel momento del pagamento, per fruizione o per liquidazione, l’importo dell’esborso può essere più alto rispetto al valore accantonato.

Come monitorare

Come fare a prevenire questa condizione? Una volta che questa si verifica, come intervenire per limitarne gli effetti negativi e rientrare nei parametri corretti?
La risposta a queste domande, come in molti altri casi, riguarda la definizione di politiche aziendali e di obiettivi da raggiungere, la definizione di indicatori che definiscano l’effettiva efficacia di queste politiche e l’adozione di strumenti adatti all’elaborazione e alla visualizzazione degli indicatori in maniera veloce, semplice e chiara.

Cruscotti di business intelligence relativi all’area delle risorse umane devono necessariamente contenere gli indicatori relativi a ferie e permessi e mettere in evidenza le situazioni che necessitano di attenzione.

Indicatori

Alcuni esempi di indicatori da evidenziare:

  • Lavoratori con tendenza ad accumulare ferie non godute
  • Elenco dei centri di responsabilità in cui il costo delle ferie non godute è in aumento, anche tenendo conto degli andamenti annuali e dell’anzianità delle ferie non godute
  • Valutazione per centro di responsabilità dei costi legati alle assunzioni per sostituzione utilizzate per lo smaltimento di ferie residue
  • Andamento del costo totale delle ferie non godute

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Gabriele Graziana

About Gabriele Graziana

Interessato all’informatica fin da bambino, il mio percorso professionale si è sviluppato a partire dal ruolo di analista programmatore fino alla fondazione di un’azienda di sviluppo e consulenza in ambito di sistemi aziendali di analisi e controllo per obiettivi (Business Intelligence). Lavoro da sempre nel contesto socio-sanitario e mi pongo ogni giorno la sfida di trovare soluzioni innovative che aiutino gli operatori del settore.