Il budget è lo strumento di controllo dell’azienda, in questo articolo vedremo cos’è e come si compone il budget, approfondiremo il budget operativo e il budget degli investimenti, vedremo come creare, gestire e controllare il budget e gli scostamenti durante il cammino e quali strumenti ci vengono in aiuto.
L’argomento verrà trattato in relazione al target delle aziende socio-sanitarie e quindi parleremo del budget per strutture come: RSA, RSD e strutture per disabili, centri diurni, casa sollievo, hospice.
Che cos’è il budget?
Il budget è il più importante strumento di controllo del sistema aziendale. Con il budget si stabiliscono gli obiettivi e le risorse necessarie per raggiungerli. Le fasi principali della definizione del budget sono: pianificazione, programmazione e controllo.
Un buon budget si articola in tre parti:
- Budget operativo: evidenzia i ricavi e i costi fissi e variabili
- Budget investimenti: individua gli investimenti necessari
- Budget finanziario: prevede i flussi di cassa
In questo articolo vedremo il budget operativo e quello degli investimenti.
Il budget e gli indicatori per orientarsi
Immagina di affrontare un percorso di trekking: con mappa e bussola sarà tutto più semplice. La mappa ti permette di tracciare il percorso, con la bussola puoi capire dove sei e in che direzione stai andando. Se gestisci un’organizzazione, come una RSA o una comunità, non puoi fare a meno di mappa e bussola e cioè del budget e degli indicatori di performance (KPI).
Il budget operativo
Come definire gli obiettivi:
- Devi avere un obiettivo: anche puntare ad ottenere lo stesso risultato dello scorso esercizio è di per sé un obiettivo
- L’obiettivo deve essere realmente raggiungibile e basato su aspetti concreti: sperare che accada qualcosa che porti vantaggio all’azienda non è certamente una buona strategia
- Deve tenere conto della realtà in cui opera l’azienda: è fondamentale stabilire la situazione attuale, sia in termini di organizzazione interna che di contesto di riferimento
I dati da utilizzare
Importantissimi sono i dati storici cioè i risultati degli esercizi precedenti. L’analisi dei trend e degli eventi significativi è una buona base da cui partire per formulare ipotesi sul futuro. Questi dati devono essere poi integrati con tutti gli eventi interni ed esterni prevedibili.
- Gli eventi interni: sono quelli che dipendono dall’organizzazione, come l’introduzione di una nuova modalità di organizzazione del lavoro che potrebbe incidere sull’efficienza del personale. oppure delle modifiche nei metodi di approvvigionamento potrebbero determinare una riduzione dei costi.
- Gli eventi esterni: dipendono invece dall’ambiente, come un rinnovo contrattuale atteso del CCNL di riferimento che porterebbe ad un aumento del costo del lavoro, oppure un aumento dei costi energetici da parte del fornitore di energia.
Il budget nell’azienda sociosanitaria
Sapersi dare degli obiettivi e saper rilevare tempestivamente gli scostamenti attraverso strumenti idonei è fondamentale per tutte le organizzazioni, in qualsiasi settore esse operino.
In una azienda socio-sanitaria, che sia una residenza anziani, un centro diurno, casa sollievo o una struttura per disabili, le variabili principali da considerare per definire il budget di gestione sono il tasso di occupazione e la retta media. È su queste due variabili che possiamo basare le nostre previsioni in termini di ricavi.
Attraverso l’analisi degli andamenti storici è inoltre possibile ricavare la base della previsione futura. Potremmo ad esempio valutare se vi è una tendenza all’aumento del carico assistenziale e se, a fronte di un aumento, vengono riconosciuti contributi maggiori da parte del SSN.
Questi primi dati grezzi devono essere integrati con i potenziali effetti di interventi programmati, come una revisione del listino rette, l’aumento dei posti convenzionati o una nuova politica di marketing per il riempimento dei posti privati.
Una volta previsti i ricavi con gli stessi procedimenti si valutano i costi. Anche in questo caso l’andamento storico del passato può essere utile per stimare eventuali variazioni probabili, come l’aumento medio dei costi relativi alle utenze. Inoltre lo storico può fornire una base alla quale applicare gli effetti dei cambiamenti previsti: come il cambio di un fornitore o la ricerca di una maggiore efficienza nella gestione del personale.
È molto importante non dimenticare di valutare come le ipotesi di aumento dei ricavi impattino sui costi. Se è previsto un aumento del tasso di occupazione, quindi delle presenze ospiti, sarà necessario tenere conto dell’aumento relativo dei costi variabili in funzione delle presenze: costo del personale, costo della giornata alimentare o del materiale sanitario, ecc.
Il budget degli investimenti
L’ultimo passaggio riguarda l’inserimento di eventuali investimenti programmati, necessari all’azienda per far fronte alla propria attività e al raggiungimento dei propri obiettivi gestionali. Tali investimenti non comprendono solamente beni mobili e immobili ma anche interventi tesi al miglioramento dell’efficienza, come ad esempio un piano di formazione volontaria per l’introduzione di nuove metodologie di assistenza e la crescita professionale del proprio personale.
Creare il budget degli investimenti per una residenza sanitaria come una RSA, una comunità residenziale, un budget per hospice o una casa sollievo e tenerlo monitorato è un processo fondamentale per mantenere l’efficienza programmata: se si conosce l’entità degli investimenti e il loro progredire, anche la gestione si rivela efficiente.
La misurazione degli scostamenti dal budget
Proprio come il trekker che controlla la mappa durante il cammino e confronta la posizione con il percorso previsto, all’interno dell’esercizio previsto dal budget è necessario prevedere dei momenti di verifica.
La cadenza dei periodi può essere mensile, trimestrale o quadrimestrale, in base alle necessità specifiche della realtà in oggetto.
Per strutture particolarmente complesse è altresì utile scomporre il budget complessivo in budget di responsabilità da assegnare ai responsabili delle diverse aree aziendali. Queste figure devono essere coinvolte nella programmazione e devono possedere sufficiente autonomia gestionale. Esse hanno la responsabilità di verificare e rispettare il budget della propria area.
La misurazione degli scostamenti dal budget parte da un primo confronto dei numeri a consuntivo rispetto a quelli preventivati. Per ottenere invece informazioni più complete è possibile ricorrere ad indicatori più sofisticati come i KPI (Key Performance Indicator) e saranno trattati nel dettaglio in pubblicazioni future.
Gli strumenti per la gestione del budget
Per gestire il budget, valutare gli scostamenti e monitorare tutte le informazioni mettiamo a disposizione Obiettivo Conoscere. Un comodo strumento che ti permette di monitorare tramite dashboard indicatori economici e gestionali, indicatori regionali e socio-sanitari ed indicatori relativi alle risorse umane. Per scoprire come la piattaforma potrebbe esserti utile dai uno sguardo qui.
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto il budget come strumento per il controllo dell’azienda. Un buon budget si compone di budget operativo, budget investimenti e budget finanziario. Budget ed indicatori ti permettono di orientarti meglio nel percorso di gestione di ogni organizzazione, anche nell’azienda di servizi alla persona, dove il tasso di occupazione e la retta media sono le due variabili che ti permettono di fare previsioni in termini di ricavi. Se cerchi uno strumento digitale per la gestione ed il monitoraggio del budget puoi richiedere il nostro Obiettivo Conoscere, lo strumento che ti fornisce delle dashboard per il controllo ed il monitoraggio degli indicatori, richiedilo ora
