Controllo di Gestione nell’azienda di servizi alla persona: consigli pratici su come affrontare con successo le problematiche più comuni. Una prima guida per chi si approccia per la prima volta a questi argomenti e deve creare un team di successo per il suo sistema di controllo.
CONTROLLO DI GESTIONE: COSTRUIRE UN GRUPPO EFFICACE
Quando si affrontano argomenti legati al Controllo di Gestione e alla Business Intelligence nell’azienda di servizi alla persona molto spesso ci si sofferma in prevalenza sulle tecniche di pianificazione, controllo, reporting e sugli strumenti software a supporto di queste attività.
C’è però un altro aspetto che riveste un’importanza fondamentale nel raggiungimento degli obiettivi e nell’acquisizione di un buon livello di credibilità in azienda: la definizione dell’insieme di competenze necessarie al gruppo di lavoro che si occupa di controllo di gestione nell’azienda.
Purtroppo non esiste una “formula magica” valida in tutti i contesti dato che l’ambito socio-sanitario abbraccia molteplici realtà: residenze sanitarie, residenze per anziani, rsa, hospice, case sollievo o strutture per disabili.
Il lavoro di costruzione di un gruppo efficace somiglia di più al procedimento da seguire per realizzare una ricetta in cucina: anche in questo caso infatti, la bontà del risultato finale è definita dalla capacità di trovare il giusto equilibrio tra gli ingredienti.
STABILIRE GLI OBIETTIVI
Prima di tutto è indispensabile stabilire quali siano i compiti e i risultati attesi dal controllo di gestione. Questi possono variare molto in relazione alla struttura dell’organizzazione, al numero delle sedi e dei posti letto e dei servizi gestiti e alla composizione del management.
Un’azienda estremamente matura e sensibile alle tematiche della business intelligence si aspetterà dal proprio controllo di gestione un’attività di analisi delle informazioni su più livelli, in grado di mettere in relazione indicatori relativi ad aree diverse e di dare una visione completa delle performance dell’azienda.
Il controllo di gestione avrà grande responsabilità in fatto di gestione delle informazioni e fornirà spunti competenti per l’interpretazione dei dati e le eventuali misure correttive.
Nelle Strutture in cui la funzione di controllo è prevalentemente svolta dalla Direzione, al controllo di gestione vengono attribuite spesso funzioni più tecniche, spesso coincidenti con quelle di un CED (Centro Elaborazione Dati). In questo caso il risultato atteso è rappresentato dalla produzione della reportistica concordata e della garanzia circa la correttezza delle informazioni prodotte.
TROPPA CONTABILITÀ PUÒ FAR MALE
Occorre prestare attenzione nell’evitare un errore che si compie spesso quando si costituisce un nuovo ufficio controllo di gestione: formare un gruppo con un’eccessiva specializzazione in materia contabile. Un ufficio formato unicamente da persone con un background di questo tipo rappresenterebbe un duplicato dell’area amministrativa ed è inevitabilmente carente nella conoscenza dettagliata dei processi tipici dell’azienda di servizi alla persona.
ESPERIENZA SUL CAMPO
Oltre alla conoscenza dei numeri, dal controllo di gestione è giusto attendersi una competenza molto approfondita degli eventi da cui questi traggono origine, ad esempio le attività di reparto, l’area medica o fisioterapica, o ancora l’area amministrativa.
Per assicurare la massima comprensione dei processi cardine della struttura, la situazione migliore è rappresentata dall’inserimento nel gruppo di una figura che abbia ricoperto per un certo periodo il ruolo di gestore diretto di servizi.
L’esperienza diretta maturata sul campo da questa persona aiuterà tutto il gruppo nell’avvicinarsi ai fattori importanti legati al core business dell’organizzazione, permettendo quindi un livello di analisi molto più approfondito e contestualizzato rispetto alle casistiche del mercato specifico.
Qualora per motivi diversi non fosse possibile raggiungere questa situazione, sarebbe comunque importante assicurare che una parte del gruppo maturi la necessaria esperienza, favorendo un periodo di affiancamento e di comprensione delle dinamiche presenti nella gestione dei servizi.
Nell’ottica di integrare al controllo di gestione una buona conoscenza dei processi interni e degli indicatori che li governano, è fondamentale garantire una proficua collaborazione e un costante scambio di informazioni con l’ufficio che nella struttura si occupa di Qualità.
L’IMPORTANZA DEL PERSONALE
Partendo dall’assunto che nel settore sociosanitario i costi del personale rappresentino una percentuale vicina al 75% dei costi totali, appare chiara immediatamente l’importanza di avere una specifica competenza in materia all’interno dell’ufficio controllo di gestione. Una buona conoscenza dei contratti applicati, degli accordi territoriali e delle specifiche modalità di gestione utilizzate dall’azienda, sono solo alcune delle nozioni che devono necessariamente essere pienamente padroneggiate da chi esegue i controlli in materia.
La ricerca della massima ottimizzazione in fatto di gestione delle risorse umane è una strada obbligata per migliorare le performance dell’azienda. Uno dei tasselli fondamentali per tendere al miglioramento è rappresentato dalla costruzione di un buon sistema di controllo relativo all’impiego delle risorse, intercettando eventuali anomalie prima della loro traduzione in dato economico negativo.
NON DIMENTICHIAMO L’INFORMATICA
Il moderno contesto digitale e l’efficienza garantita dagli strumenti informatici a supporto dei processi impongono al gruppo addetto al controllo di gestione una buona conoscenza dei software gestionali utilizzati in azienda. Non è indispensabile che nel gruppo sia presente un tecnico informatico, l’importante è che sia garantita una buona conoscenza degli strumenti e del loro impiego.
In questo ambito, uno dei compiti del controllo di gestione è quello di affiancare il responsabile del SIA (Sistema Informativo Aziendale) nel trovare il modo migliore di trattare i dati nelle strutture, progettare e manutenere i flussi informativi e intercettare eventuali anomalie di gestione del dato.
CONCLUSIONI
Un buon gruppo di lavoro dedicato al Controllo di Gestione in ambito sociosanitario comprende competenze ed esperienze di tipo diverso, ognuna con la sua importanza e il suo peso nel raggiungimento degli obiettivi. Se da un lato è necessario conoscere i numeri economici legati alla gestione delle strutture, dall’altro è altrettanto importante sapere da quali eventi appartenenti al core business dell’azienda quei numeri siano generati. La conoscenza degli aspetti economici e gestionali legati alle risorse umane è una competenza imprescindibile per garantire spunti di analisi tesi alla ricerca del miglioramento delle performance nell’azienda di servizi alla persona, così come la confidenza con gli strumenti informatici utilizzati per il trattamento delle informazioni.
Queste indicazioni sono valide per tutte le organizzazioni, a prescindere dalle loro dimensioni e dal numero di risorse impiegate. Per strutture medio-piccole non è raro rilevare casi in cui le funzioni di controller vengano svolte da una singola persona: anche in questa situazione, la bontà del risultato sarà determinata in buona misura dal giusto mix di competenze presenti nel singolo incaricato.
Se sei interessato ad intraprendere un percorso di controllo di gestione nella tua struttura, contattaci.
