In questi ultimi mesi abbiamo accompagnato i nostri clienti, strutture che operano nell’ambito socio-sanitario, nel percorso di avvicinamento al nuovo adempimento della fatturazione elettronica. Durante questo periodo abbiamo visto che, per quanto la normativa sia abbastanza chiara, quando si scende nel pratico i dubbi aumentano.
Per questo motivo abbiamo cercato di dare risposta alle più comuni domande che le Aziende private si pongono in tema di ricezione delle fatture elettroniche. questo grazie alla nostra esperienza in programmi di amministrazione e contabilità per RSA, case di riposo, strutture per disabili e residenze anziani. In questo articolo parleremo della scelta dei canali di acquisizione.
I CANALI DI ACQUISIZIONE
I canali principali di acquisizione sono due:
1. Web Service o canale telematico
2. PEC (casella di pota elettronica certificata)
RICEZIONE TRAMITE WEB SERVICES
Questa modalità di ricezione delle fatture consente di organizzare tutte le fatture elettroniche in entrata, solitamente anche in uscita, attraverso l’utilizzo di un portale web. Funzionalità:
– Visualizzazione: per il controllo
– Monitoraggio: per la verifica degli stati del documento
– Conservazione sostitutiva: conservazione del documento
Si ricorda che la norma prevede l’obbligo di individuare un responsabile della conservazione e che i documenti devono essere conservati per almeno 10 anni.
VANTAGGI DEI WEB SERVICES
Questo canale di ricezione è oggettivamente il più efficiente tra quelli disponibili. Incaricando e delegando la gestione ad un soggetto terzo (Softwarehouse) ci si affida a processi già automatizzati e ottimizzati. Nei casi in cui venga fornito anche un sistema integrato che dialoga con il gestionale di contabilità, il tutto si tradurrà in un notevole risparmio di tempo in termini di annotazione dei documenti nel Ciclo Passivo o nella Contabilità.
SVANTAGGI DEI WEB SERVICES
Questo sistema prevede un elevato grado di informatizzazione del sistema informativo, con conseguenti costi da sostenere. Non è pertanto consigliato a strutture di piccole dimensioni.
RICEZIONE TRAMITE PEC
Questa modalità consente di ricevere il documento elettronico ed i suoi allegati per posta certificata.
VANTAGGI DELLA PEC
In questo caso è sufficiente acquistare una casella di posta elettronica certificata. La soluzione è indicata per aziende di piccole dimensioni, perché non richiede una elevata informatizzazione dei sistemi aziendali.
SVANTAGGI DELLA PEC
Per quanto l’apertura di una casella di posta elettronica, per quanto questa sia una pratica semplice e veloce, resta l’adempimento della conservazione sostitutiva. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente uno strumento per la conservazione sostitutiva, se desideri maggiori informazioni segui questo link (1).
CONCLUSIONI
I principali canali di acquisizione delle fatture elettroniche sono due: Web Service, o canale telematico, e PEC. La prima soluzione (Web Service o Canale Telematico) si addice ad aziende di grandi dimensioni. Si tratta di aziende già informatizzate in grado di supportare anche i costi derivanti da una eventuale integrazione del sistema al gestionale che supporta la contabilità. La seconda soluzione (PEC) è più veloce e meno costosa e ben si applica a strutture di piccole dimensioni e poco informatizzate, anche se richiede l’attivazione di un servizio aggiuntivo per la conservazione sostitutiva. La norma prevede infatti in tutti i casi l’obbligo di individuare un responsabile della conservazione e i documenti devono essere conservati per almeno 10 anni.
Link :
(1) Informazioni sullo strumento di conservazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate https://goo.gl/Pv4bsr
